Tipps zum Thema Serienbriefe:
Probleme bei leeren Vornamensfeldern

Das Problem:

Sie wollen eine große Mailingaktion starten und dafür die Seriendruckfunktion von Word nutzen. Dabei greifen Sie auf eine größere Adressdatenbank zurück (über 100 Adressen). Bei sehr vielen Adressen ist das Vornamensfeld jedoch leer (z.B. der Vorname ist unbekannt oder es handelt sich um eine Firmenanschrift wie „Müller GmbH“).

Wenn Sie das Seriendruckhauptdokument wie gewohnt erstellen, erscheint bei den Adressen ohne Vorname ein störendes Leerzeichen vor dem Namen (siehe Abbildungen).

	Normalerweise geben Sie zwischen den Seriendruckfeldern «Vorname» und «Name» ein Leerzeichen ein.
	Wenn kein Vorname vorhanden ist, stört das Leerzeichen im fertigen Seriendruck die Optik der Adresse.

 

Ein nachträgliches Durchsehen des fertigen Seriendruck-Dokuments am Bildschirm (wie im Kurs beschrieben) wäre sehr zeitaufwendig.

 

Die Lösung:

Mit Hilfe eines Bedingungsfeldes können Sie das Problem elegant lösen. Der Trick hierzu ist ganz einfach:

1. Fügen Sie die Seriendruckfelder «Vorname» und «Name» wie gewohnt ein.
   
   
2. An Stelle des Leerzeichens zwischen «Vorname» und «Name» fügen Sie ein Bedingungsfeld ein (siehe Grafik):
   
   
   
   Nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:
   Feldname:    Vorname
   Vergleich:     „ist nicht leer“
   Dann:           geben Sie hier ein Leerzeichen ein!!!
   Sonst:           tragen Sie hier nichts ein!
   
   Sinn: Wenn ein Vorname vorhanden ist, erschein ein Leerzeichen zwischen dem Vor- und dem Nachnamen. Wenn kein Vorname vorhanden ist, wird das Leerzeichen vermieden und der Nachname direkt am linken Seitenrand ausgegeben.
   
   

Tipp:

Wenn nur sehr wenige Vornamen fehlen, ist es schneller, Sie lassen den Seriendruck wie gewohnt in ein neues Dokument ausführen (Schaltfläche ). Blättern Sie den so entstandenen fertigen Seriendruck einfach durch und entfernen Sie von Hand die überzähligen Leerzeichen in den Anschriften. Drucken Sie anschließend den fertigen Seriendruck aus.